Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
Dokumenty w formie papierowej znajdują się w każdej firmie – są to przede wszystkim umowy, faktury, dokumentacja finansowa czy kadrowa. Ich drukowanie, akceptowanie czy archiwizowanie może generować spore koszty, a co więcej, tradycyjny obieg dokumentów powoduje wiele problemów natury logistycznej. Dlatego też warto wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów, który dostępny jest zarówno dla dużych korporacji, jak i dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zarządzać umowami i innego typu dokumentacją z poziomu komputera bądź urządzeń mobilnych. Co minimum można ograniczyć ilość papieru, jaka znajduje się w obiegu bądź jest archiwizowana.
Co daje firmom system elektronicznego obiegu dokumentów?
Dobrze prosperujące firmy decydują się wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwala przede wszystkim w znaczącym stopniu usprawnić codzienną pracę. Do konkretnych dokumentów dostęp mają osoby, którym nadane zostaną uprawnienia. Istnieje możliwość kontrolowania, na jakim etapie jest obecnie dany dokument, eliminując tym samym tak zwane wąskie gardła, które powodują spowolnienie prac. System elektroniczny daje większą kontrolę nad prawidłowym zarządzaniem danymi osobowymi czy wrażliwymi, które powinny być szczególnie chronione. Dokumentacja papierowa może bez większego problemu trafić w niepowołane ręce, natomiast elektroniczna nie. Ponadto, elektroniczny obieg dokumentów umożliwia wykonywanie obowiązków zawodowych, nawet będąc poza siedzibą firmy. Aby sprawdzić dany dokument, wystarczy wejść w elektroniczne archiwum. Dostęp do niezbędnych dokumentów źródłowych uprawnieni pracownicy zyskują niemal natychmiast. Jest to niezwykle istotne w przypadku wdrożenia modelu pracy zdalnej oraz tych, którzy często podróżują w celach służbowych.
Jaki system obiegu dokumentów wybrać dla swojej firmy?
Dobry system obiegu dokumentów w firmie zapewnia przede wszystkim ciągłość pracy, zatem daje możliwość nie tylko sporządzania czy kontrolowania dokumentów, ale również ich wysyłania osobom trzecim. Chcąc wybrać dobrej jakości system dla swojej firmy, warto zapoznać się z programem umownik, którego szczegółowy opis znajduje się tutaj https://umownik.pl/. Za pomocą systemu można tworzyć i archiwizować różnego typu umowy, które na co dzień sporządzane są zarówno w większych, jak i w mniejszych firmach. Wysyłka dokumentów może nastąpić za pomocą podpisu kwalifikowanego, który również można wyrobić za pomocą programu umownik. Różnorodność rozwiązań, jakie daje system, sprawia, że spełnia on wymagania przedsiębiorców działających w wielu branżach, w tym również w przemyśle. Porządek w dokumentach i sprawny ich obieg to główne powody, dla których warto zdecydować się na narzędzie wspomagające, jakim jest umownik.
