Dokumenty są obecne w każdej firmie, bez względu na to, jaki jest jej profil działalności. Co więcej, obieg informacji ma pośredni wpływ na funkcjonowanie wszystkich działów w przedsiębiorstwie. A bez dobrego systemu zarządzania dokumentami, nie możemy mówić o wydajnych procesach. Dowiedz się, na czym polega obieg dokumentów w firmie i jak uporządkować swoje archiwa.
Na czym polega zarządzanie dokumentami w firmie i co dzięki temu zyskujesz?
W nowoczesnej firmie zarządzanie dokumentacją powinno być jak najbardziej zoptymalizowane i zautomatyzowane. Cały proces polega na gromadzeniu w sposób uporządkowany wszelkiej dokumentacji firmowej, a także na jej łatwym i bezpiecznym udostępnianiu, kiedy zajdzie taka potrzeba.
Nadrzędnym celem prawidłowego zarządzania informacją jest usprawnienie procesów w przedsiębiorstwie. Jednak należy podkreślić, że istotne są tutaj również kwestie bezpieczeństwa. Na wszystkich etapach zarządzania informacją w firmie, dane osobowe pracowników i klientów powinny być zabezpieczone zgodnie z ustawą RODO.
Co składa się na zarządzanie dokumentacją?
Na proces efektywnego zarządzania dokumentacją w firmie składa się kilka czynności, które są ze sobą wzajemnie powiązane. Oto one:
-
Archiwizacja dokumentów – polega na nadaniu dokumentom unikalnych kodów, określających kategorię dokumentacji. Archiwizacja to także prowadzenie ewidencji dokumentacji.
-
Przechowywanie dokumentacji – zarchiwizowane dokumenty przechowuje się w miejscach do tego przeznaczonych, np. w magazynach czy archiwach.
-
Niszczenie dokumentacji – dokumenty powinny być przechowywane tylko przez określony czas. Po upływie terminu przechowywania, informacje należy zniszczyć w sposób zgodny z prawem, czyli dbając o bezpieczeństwo danych osobowych.
-
Digitalizacja dokumentów – digitalizacja polega na konwersji dokumentu papierowego na formę cyfrową. To bardzo przydatne rozwiązanie dla podmiotów, w obiegu których jest bardzo dużo dokumentacji, jak firmy księgowe, produkcyjne i handlowe. Zarządzanie dokumentami w wersji elektronicznej jest bardzo wygodne. Pliki cyfrowe można łatwo udostępniać, a nawet importować je do systemów magazynowych lub księgowych.
Jak widać, samodzielne wdrożenie efektywnego zarządzania dokumentami może być skomplikowane, jeśli nie mamy odpowiednich rozwiązań cyfrowych lub zaplecza w postaci magazynów. Dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z usług podmiotów zewnętrznych.
Jak powinno wyglądać profesjonalne zarządzanie dokumentacją w firmie?
Usługi zarządzania dokumentacją są dobrym rozwiązaniem dla wszystkich firm generujących pokaźną liczbę dokumentów – od faktur sprzedażowych, aż po teczki pracownicze. Rozpoczęcie współpracy z podmiotem oferującym takie usługi powinno być poprzedzone określeniem dokładnych potrzeb przedsiębiorstwa. Szczegółowa analiza profilu firmy i jej możliwości finansowych pozwoli dobrać najlepsze rozwiązania. Na fachową pomoc możesz liczyć, jeśli skorzystasz z oferty ze strony https://procesy-biznesowe.impel.pl/zarzadzanie-dokumentami/. Decydując się na te usługi, zyskasz bezpieczny i bezproblemowy obieg dokumentów w firmie, unowocześnisz swoje procesy biznesowe i zwiększysz ich wydajność.